5W2H: o que é a técnica, para que serve e como utilizar na sua empresa?

5W2H: o que é a técnica, para que serve e como utilizar na sua empresa?

Ao iniciar um novo projeto dentro de sua empresa, é comum ter dificuldade em criar um plano de ação eficiente, integrar sua equipe, estabelecer o que precisa ser feito e conquistar os resultados esperados.

Em um espaço tão dinâmico como o empresarial, ambas atividades e comunicações internas precisam ser rápidas e ágeis.

Para ajudar com os primeiros passos de um novo projeto, ferramentas como o 5W2H cresceram em uso e popularidade por acelerarem processos e contribuírem para a execução do seu plano de ação.

O que é o 5W2H?

A metodologia tem suas origens 60 anos atrás no Japão, sendo utilizada para definir o controle de qualidade. Ela definiu o padrão popularizado em livros e treinamentos utilizados em contextos de gerenciamento industrial, e foi formalizada no jornalismo moderno e em investigações policiais como perguntas essenciais para uma análise completa.

Uma de suas maiores vantagens é que a metodologia 5W2H pode ser utilizada de qualquer maneira, em qualquer área, seja para criar planos de ação ou solucionar problemas.

O 5W2H consiste de uma listagem de itens que devem ser considerados e definidos para garantir a transparência e compreensão para a execução das tarefas necessárias. Ele funciona como um mapeamento de atividades, definindo sua ordem de execução, prazos, responsáveis e áreas envolvidas, assim como cobrir as razões e objetivos por quais essas tarefas estão sendo realizadas.

Como uma técnica objetiva e direta, pode ser utilizada por empresas de todos os tamanhos para estabelecer a base de um novo projeto, garantindo que todas as considerações sejam analisadas e definidas antes de seu início. Começar um projeto sem essas perguntas levará a dúvidas e mal entendidos durante a execução, prorrogando a duração do projeto e causando um resultado não ideal.

Como o método 5W2H funciona + exemplo

Para aplicar o método 5W2H em um planejamento, é comum utilizar uma planilha organizada para distribuir as informações de maneira fácil de compreender para todos na equipe. O modelo utilizado é simples: Cada passo recebe sua própria coluna, e cada linha é um problema/objetivo a ser conquistado.

-O que? (WHAT)

Responder essa pergunta é o início do processo, onde definimos o problema ou objetivo final do projeto. A resposta deve providenciar uma visão do que a análise 5W2H busca conquistar ou resolver, sendo uma descrição clara e determinando o resultado ideal quando solucionado.

Para nosso exemplo, vamos dizer que o projeto é “desenvolver um novo layout para uma sala de reuniões”. As obrigações dos membros (o que devem fazer) podem ser:

-Medir e desenhar o espaço atual

-Orçar os novos móveis

-Fazer o design da nova estrutura elétrica, com posicionamentos para luzes, tomadas, abajures, etc.

A resposta dessa pergunta corresponde ao projeto em mãos e as tarefas específicas de cada membro da equipe.

Por que? (WHY)

Esse passo envolve definir o motivo por qual um problema está ocorrendo, ou por que conquistar esse objetivo é importante. Durante essa etapa, tente definir o problema por sua causa primária se possível. Também pode ser útil definir por que resolver esse problema será benéfico para a empresa.

Em caso de alcançar um objetivo, defina o motivo por qual o alcançar irá ajudar a empresa e os membros da equipe. No exemplo usado, ele define o motivo por que a equipe irá realizar suas tarefas.

“por que desenhar o layout da sala atual? Para conseguirmos medir e definir a seleção de móveis futuros.”

Esse componente é vital pois oferece insights sobre a significância real do projeto ou objetivo, permitindo que a equipe compreenda sua necessidade.

Onde? (WHERE)

Esse passo envolve explicar onde um problema ocorreu, ou onde uma solução provavelmente surgirá. Para um problema, ele marca onde um indivíduo pode começar para descobrir uma solução. Já com objetivos, inclui localizar onde as ações que são necessárias para executar esse objetivo poderá ocorrer.

Por exemplo: o layout da sala de reuniões atual serão compartilhadas na unidade empresarial do Google, mas será implementado na própria sala que o layout representa.

Desse ponto para frente, o exemplo se torna subjetivo as definições da empresa em específico, seus recursos disponíveis e especificidades.

Quem? (WHO)

Pode se referir a diversos aspectos de um problema, definindo quais membros da equipe serão responsáveis por cada parte que constrói o desenvolvimento do projeto e sua execução.

Algumas perguntas que podem ser feitas para definir “quem” são:

-Quem supervisiona todo o processo?

-Quem está envolvido no projeto? Por exemplo, envolve funcionários internos ou fornecedores externos?

-No caso de um problema, quem está sendo afetado?

-Quem está trabalhando em cada etapa do projeto?

Em alguns casos, membros da empresa trabalharão em equipe na mesma atividade. Esses casos devem ser claramente comunicados para todos os envolvidos, para prevenir que façam a mesma coisa ao invés de se ajudarem para completar a tarefa colaborativamente.

Quando? (WHEN)

Essa etapa traz a montagem de uma linha do tempo, definindo até quando uma equipe ou membro do projeto deve implementar sua resolução para sua responsabilidade ou executar cada passo para chegar no objetivo final.

Esse passo pode envolver a criação de prazos definidos ou pontos específicos que precisam ser atingidos, podendo identificar a ordem de ações necessária para determinar contingências dentro dos passos do projeto.

Como? (HOW)

Responder a esta pergunta detalhadamente cria um processo para resolver um problema, implementar uma solução ou atingir uma meta. Durante esta etapa, a equipe esclarece todas as etapas necessárias e as atribui a indivíduos específicos. Pode ser útil criar um fluxograma, uma estrutura ou um plano de projeto.

A equipe também determina quais softwares e metodologias usar para resolver o problema.

Quanto custará? (HOW MUCH)

Finalmente, chegamos na área monetária do projeto. Aqui é definido um valor estimado de quanto o projeto custará.

Utilizando as informações definidas anteriormente, a equipe encarregada da gestão financeira da empresa pode determinar os custos para cada fase do projeto. Ao resolver um problema de produção, por exemplo, isso pode se referir a quantidade de um produto sendo refeita pelo valor determinado.

Ao utilizar com o propósito de montar um orçamento, a verificação consistente é valiosa para garantir que a equipe está se mantendo no valor proposto durante o processo.

Com as perguntas respondidas, o responsável pela gestão e administração do projeto fica encarregado de monitorar o progresso de tarefas para saber se será necessário adicionar, modificar ou eliminar passos para chegar no objetivo durante o prazo definido.

Quando o 5W2H deve ser aplicado?

Com sua versatilidade, a metodologia pode ser aplicada em todas as áreas do mundo de negócios. Esse método permite que empresas visualizem todos os fatores envolvidos no planejamento e viabilidade de seus esforços.

Usar a ferramenta pode otimizar os processos diários, assim como ajudar no desenvolvimento de produtos, campanhas de marketing e ações envolvendo trabalhadores, por exemplo.

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